Ein Spezialgebiet ist die Verarbeitung von Verdienstbescheinigungen. Hier bieten wir unseren Kunden individuelle Lösungen für Druck, Zusammenführung, Kuvertierungen und Versand der anfallenden Briefe.
Lohn- und Gehaltsabrechnungen gehören zu den komplexesten Themen im Bereich Printoutsourcing, da ein Brief aus sehr vielen unterschiedlichen Komponenten bestehen kann.
Da wir Druckdateien in den Formaten PDF, als auch Textdateien verarbeiten können, ist die Datenherkunft egal. Unsere derzeitigen Kunden setzen für die Gehaltsabrechnung überwiegend SAP, Agenda oder VEDA ein. Unsere Dienstleistung ist aber generell unabhängig von der eingesetzten Soft- und Hardware.
Das folgende Beispiel einer Gehaltsabrechnung im Bereich Leistungslohn ist eine der Lösungen, die wir für mehrere Kunden realisiert haben. Natürlich kommen nicht jeden Monat alle beschriebenen Teile einer Abrechnung vor. Die Lohnsteuerbescheinigung z. B. nur einmal im Jahr, bzw. bei Ausscheiden eines Mitarbeiters. Die DEÜV-Bescheinigungen je nach Anfall und Beilagen je nach Bedarf. Wobei hier nach personalisierten und generellen Beilagen unterschieden wird.
Auch wenn sich die Abrechnungen der Kunden ähneln, gibt es dennoch Unterschiede in den Formaten und der damit verbundenen weiteren Verarbeitung. Auch bei Verwendung der gleichen Standardsoftware in der Personalabrechnung.
Unsere Verarbeitung ist so flexibel, das sie jederzeit an kundenspezifische Anforderungen angepasst werden kann.
Die Lieferung der Daten kann in einer oder mehreren Dateien erfolgen.
- Verdienstnachweis – die eigentliche Gehaltsabrechnung, die im Bild mit SAP erstellt wurde und als fortlaufende Datei, die nacheinander alle Abrechnungen enthält, als PDF-Datei vorliegt. Andere Kunden senden diese Datei auch als einfache Textdatei. Der Verdienstnachweis eines einzelnen Mitarbeiters kann eine oder mehrere Seiten umfassen. Sei es, dass zu viele Einzelpositionen gedruckt werden oder Rückrechnungen vorliegen und dadurch mehrere Monate gedruckt werden. Duplex-Druck kann hier angeboten werden und bewirkt eine Reduzierung des Papierbedarfs.
- Leistungsnachweis – hier werden einzelne Aufträge aufgelistet. Die Zuordnung erfolgt stets über die Personalnummer, wobei in diesem Fall ein Duplexdruck des Leistungsnachweises auf die Rückseite des Verdienstnachweises erfolgen kann. Auch die Leistungsnachweise selbst können Duplex gedruckt werden, wenn es mehrere Seiten je Mitarbeiter gibt.
In Ausnahmefällen kann es auch Leistungsnachweise ohne Verdienstbescheinigung geben, z. b. wenn sie im nächsten Monat nachgereicht werden. Andererseits gibt es natürlich auch viele Abrechnungen ohne Leistungsnachweis für die Mitarbeiter, die keinen Leistungslohn beziehen. - Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung (DEÜV-Meldung) – Diese Bescheinigungen, z. B. bei Beschäftigungsbeginn, Krankenkassenwechsel, Beschäftigungsende und die Jahresmeldung, werden ebenfalls dazu kuvertiert. Auch hier ist das Kriterium die Personal-Nr. Sie können aber auch erstes oder einziges Blatt eines Umschlags sein. Diese Meldungen werden immer simplex gedruckt und dürfen auch nicht auf der Rückseite eines vorhergehenden Blatts stehen.
- Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung – hier gilt das gleiche, wie bei den DEÜV-Meldungen.
- Weitere personalisierte Informationen – sind ebenfalls möglich. Beispiele sind tarifvertragliche Änderungen, Informationen zur Leistungszulage oder auch individuelle Einladungen.
- Unpersonalisierte Beilagen – dieser Fall kommt sehr häufig vor. Dabei handelt es sich um Informationen oder Flyer, die entweder jeder Abrechnung oder nach bestimmten Kriterien selektiv zugefügt werden, aber keine persönlichen Informationen beinhalten. Beispiele sind allgemeine Mitteilungen des Arbeitgebers, aber auch Flyer von Versicherungsangeboten, z. B. zur betrieblichen Altersversorgung.
Wenn sie nicht jeder Abrechnung beigefügt wird, kann die Zuordnung über unterschiedliche Kriterien erfolgen, die Bestandteil der Verdienstübersicht sind.